Gestión de Payroll para tu Negocio
Cumple con las obligaciones laborales y fiscales de EE. UU. con un sistema profesional, seguro y automatizado de nómina.
¿Qué incluye el servicio de gestión de payroll?
La gestión de payroll (nómina) es un proceso clave para cualquier empresa que tenga empleados en Estados Unidos. No se trata solo de pagar sueldos, sino de cumplir con múltiples normativas fiscales, laborales y administrativas que regulan la relación empleador-empleado.
En JJRB, ofrecemos un servicio completo de gestión de payroll que se adapta al tamaño y estructura de tu empresa, y que cumple con las leyes federales, estatales y locales. Nos encargamos de que cada parte del proceso de nómina se ejecute correctamente y sin errores que puedan resultar en multas o conflictos laborales.
Nuestro servicio incluye:
- Cálculo de salarios, deducciones y beneficios
- Emisión de recibos de pago y reportes mensuales
- Declaraciones y pagos de impuestos federales y estatales sobre nómina
- Generación y envío de formularios W-2, W-3, 941, 940, etc.
- Reporte de nuevos empleados (New Hire Reporting)
- Cumplimiento con leyes de retención, overtime y beneficios obligatorios
Ya sea que tengas un equipo de 2 personas o una plantilla más amplia, nuestra gestión de payroll garantiza orden, cumplimiento y tranquilidad para ti y tus colaboradores.
Beneficios de una correcta gestión de payroll para tu empresa
Una gestión de payroll profesional aporta múltiples ventajas a tu operación:
Evitas errores costosos
Cumples con la ley laboral
Reduces tu carga administrativa
Mejoras la confianza y retención de tu personal
Estás preparado ante auditorías o inspecciones laborales.
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Además, en JJRB te asesoramos sobre cómo clasificar correctamente a tus trabajadores (empleados vs contratistas), evitando así sanciones por mala categorización.
Nuestro sistema de gestión de payroll está diseñado para crecer contigo, integrarse con tu contabilidad y facilitar el control financiero de tu empresa.
¿Por qué elegir a JJRB para tu gestión de payroll?
Porque combinamos experiencia, precisión y tecnología para ofrecerte un servicio de nómina completo, confiable y adaptado a la realidad fiscal de Estados Unidos.
Esto es lo que nos diferencia:
- Asesoría bilingüe para equipos hispanohablantes
- Conocimiento profundo de leyes como FICA, FUTA, SUTA y ACA
- Automatización de procesos y reportes
- Integración con tu software contable o con nuestras plataformas
- Soporte continuo ante dudas o requerimientos del IRS o el estado
La gestión de payroll no es solo pagar sueldos. Es proteger legalmente tu empresa y garantizar que tus trabajadores reciban lo justo, a tiempo y bajo las condiciones correctas.
Casos reales de gestión de payroll con JJRB
Caso 1: Restaurante con alta rotación de personal
Una cadena de comida rápida en Florida necesitaba agilizar su sistema de nómina y evitar errores en las horas extra.
JJRB implementó un sistema de gestión de payroll automatizado, ajustado a turnos variables y pago semanal. Redujeron errores en un 90% y mejoraron la retención de personal.
Ubicación: Florida
Estado de incorporación: Florida
Caso 2: Startup tecnológica con empleados remotos
Una empresa con personal remoto en varios estados necesitaba cumplir con distintas leyes laborales locales.
JJRB adaptó su gestión de payroll para manejar retenciones y declaraciones estatales múltiples, asegurando el cumplimiento total en todos los estados donde operaban.
Caso 3: Empresa de construcción con contratistas y empleados
Una constructora en Texas tenía una mezcla de empleados en nómina y contratistas independientes.
JJRB implementó un sistema dual de gestión de payroll, con reportes diferenciados y asesoría en clasificación laboral. Esto evitó sanciones por mal manejo de pagos.
Ubicación: Texas
Da el siguiente paso y profesionaliza tu nómina
No arriesgues a tu empresa con cálculos manuales, retrasos o errores fiscales. Con JJRB, obtienes una gestión de payroll eficiente, automatizada y legalmente sólida.
💼 Ya seas una empresa pequeña, en crecimiento o con operaciones en varios estados, te ayudamos a estructurar un sistema de nómina a la altura de tus necesidades.
Nuestro enfoque combina cumplimiento legal, eficiencia operativa y soporte estratégico. Implementamos procesos personalizados que se alinean con tus políticas internas, el Fair Labor Standards Act (FLSA), y las normativas estatales sobre retención, beneficios y reportes obligatorios. Además, te damos claridad sobre obligaciones como el pago del FICA (Social Security y Medicare), FUTA (Federal Unemployment Tax), SUTA (State Unemployment Tax) y el Affordable Care Act (ACA) si aplica.
Preguntas frecuentes sobre gestión de payroll en EE. UU.
¿Qué leyes regulan la gestión de payroll en Estados Unidos?
La gestión de payroll está regulada principalmente por:
- Fair Labor Standards Act (FLSA): establece salario mínimo, pago de horas extras y requisitos de registros.
- Internal Revenue Code (IRC): regula la retención y pago de impuestos sobre nómina.
- Federal Insurance Contributions Act (FICA): impone contribuciones para Seguridad Social y Medicare.
- Federal Unemployment Tax Act (FUTA) y SUTA: regulan impuestos por desempleo federal y estatal.
- Affordable Care Act (ACA): impone requisitos de cobertura médica para ciertos empleadores.
El incumplimiento de estas normas puede derivar en sanciones, auditorías y demandas laborales.
¿Qué tipo de empleados deben incluirse en la nómina?
Todo trabajador que califique como empleado bajo los criterios del IRS y el Departamento de Trabajo debe formar parte de la gestión de payroll. Esto incluye trabajadores a tiempo completo, parcial, temporales y por hora. Los contratistas independientes (formulario 1099) no se incluyen en la nómina, pero sí deben ser reportados correctamente para evitar reclasificaciones indebidas que puedan acarrear multas.
La correcta clasificación entre empleado y contratista depende de factores como control del trabajo, uso de herramientas del empleador y permanencia de la relación laboral.
¿Qué formularios se deben presentar al IRS relacionados con la nómina?
Como parte de una correcta gestión de payroll, los empleadores deben presentar los siguientes formularios:
- Form 941: declaraciones trimestrales de impuestos sobre la nómina (retención de ingresos, FICA).
- Form 940: declaración anual de impuestos por desempleo federal (FUTA).
- Form W-2: declaración de ingresos anuales para cada empleado.
- Form W-3: resumen de todos los W-2 enviados.
- Form 1099-NEC: para contratistas independientes.
- Form 8655: autorización si un tercero (como JJRB) gestiona tus impuestos de payroll.
El incumplimiento de estas declaraciones puede generar sanciones desde $60 hasta $290 por empleado, por formulario omitido o enviado fuera de plazo.
¿Qué pasa si no pago los impuestos de payroll a tiempo?
No pagar o declarar los impuestos de payroll dentro del plazo legal puede generar:
- Multas e intereses acumulados.
- Penalidades del Trust Fund Recovery: los propietarios o gerentes pueden ser considerados personalmente responsables por no remitir las retenciones de los emplea
- Auditorías del IRS o del Departamento de Trabajo.
- Problemas legales con empleados o autoridades estatales.
En JJRB nos aseguramos de que cada obligación fiscal relacionada con tu nómina se cumpla correctamente y a tiempo.
¿Cuándo debo entregar los W-2 a mis empleados?
Los formularios W-2 deben entregarse a los empleados a más tardar el 31 de enero del año siguiente al que corresponde la nómina. También deben enviarse al IRS y al Social Security Administration (SSA) en esa misma fecha límite.
Retrasarte puede generar penalidades por cada formulario no entregado, además de afectar la presentación de impuestos de tus empleados.
¿Qué diferencia hay entre payroll semanal, quincenal o mensual?
La frecuencia de pago (weekly, biweekly, semi-monthly o monthly) depende del estado donde opere tu empresa y de tus políticas internas. Por ejemplo:
- En estados como California o New York, se exige pagar semanalmente a ciertos trabajadores.
- En otros, como Texas, se permite pago mensual si está claramente especificado.
En JJRB te ayudamos a definir el mejor calendario de pagos según tu industria, carga operativa y cumplimiento normativo local.
¿Qué debo hacer si tengo empleados en distintos estados?
Si tienes empleados en diferentes estados, debes cumplir con las leyes laborales y fiscales de cada estado:
- Registrarte como empleador en cada estado.
- Calcular impuestos estatales sobre la nómina (SUTA, impuesto sobre ingresos estatales si aplica).
- Cumplir con reglas específicas sobre pago mínimo, descansos, overtime, beneficios, etc.
En JJRB gestionamos payroll multi-estatal para que no tengas que preocuparte por los detalles técnicos ni las diferencias legales.
¿Qué beneficios puede incluir la gestión de payroll?
Además de calcular sueldos y retenciones, una gestión de payroll profesional puede incluir:
- Registro de vacaciones, bajas médicas y días feriados.
- Cálculo y administración de seguros médicos, 401(k), y otros beneficios.
- Administración de bonos y comisiones.
- Preparación para auditorías o inspecciones laborales.
Esto permite ofrecer un entorno más profesional y competitivo para tu equipo.
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